تایم‌شیت اکسل چیست و چه کاربردی دارد؟

قانون کار ایران، مدت زمان ۴۴ ساعت در هفته را برای کار کردن کارگران تعیین کرده است و مازاد بر این رقم، اضافه کاری تلقی می شود. از سوی دیگر مطابق با قانون، حقوق تایم عادی و اضافه کاری با یکدیگر متفاوت هستند. این مقررات منجر شده تا ساخت یک سند از ساعات کاری افراد به منظوره محاسبه دقیق حقوق و دستمزد و اضافه کاری آنها، ضروری باشد. از این رو، بسیاری از کسب و کارها به دنبال نرم افزاری نه چندان پیچیده برای ساخت تایم شیت اکسل هستند.

برای کسانی که نمی دانند تایم شیت چیست؟ ابتدا باید گفت:

• سندی است که در قالب یک جدول طراحی شده و ساعات کاری کارکنان را در طول یک روز، هفته و ماه ثبت خواهد کرد. معمولا این اسناد در بخش حسابداری یا سرپرست و منابع انسانی به کار گرفته می شوند.

از آنجایی که کار با اسناد در هر مجموعه ای ضروری است، بسیاری از کارفرمایان به دنبال آموزش ساخت تایم شیت در اکسل هستند. نرم افزار Excel به دلیل انعطاف پذیری بالا در طراحی جداول، سادگی و آشنایی عمومی آن و نیز هزینه بسیار اندک در مقابل دیگر نرم افزارهای حسابداری و مالی، توصیه می شود.

کاربردهای تایم‌شیت اکسل در مدیریت زمان و پروژه‌ها

اگر بخواهیم به صورت خلاصه کاربرد تایم شیت اکسل را در چند مورد بیان کنیم، باید گفت:

• پردازش دقیق حقوق و دستمزد: اطلاعات درج شده در تایم شیت ها بسیار مهم هستند؛ چراکه از آنها در تعیین ساعات کاری کارمندان، مرخصی ها، حقوق و دستمزدی که باید پرداخت گردند، استفاده می شوند.
• افزایش سرعت محاسبات و کاهش خطا: اکسل یک نرم افزار مدیریتی و حساب و کتاب است که می توانید فرمول هایی را در آن تعریف کنید. از این رو، برخی ستون ها به صورت خودکار پر شده و این منجر به افزایش سرعت محاسبات و جلوگیری از خطای انسانی می شود.
• محاسبه مدت زمان انجام پروژه: بخشی از افراد مانند فریلنسرها و شرکت های خصوصی، از تایم شیت به منظور محاسبه هزینه کار براساس زمان صرف شده استفاده می کنند.
• ثبت و بایگانی: اسناد اکسل به راحتی قابل بایگانی شدن هستند. شما می توانید آنها را با حجم و هزینه ای بسیار کمتر نسبت به مدارک فیزیکی، نگهداری نمایید.

مزایای استفاده از تایم‌شیت اکسل برای کسب‌وکارها و تیم‌ها

در ادامه، مواردی را مطرح می کنیم که دانستن آنها، شما را به یادگیری و آموزش ساخت تایم شیت در اکسل ترغیب خواهند کرد:

• قابلیت تعریف شرط و فرمول: یکی از مهم ترین عوامل ثبت ورود و خروج در اکسل، امکان تعریف عملگر و تابع برای اسناد است. به عنوان مثال، شما می توانید با دستور SUM، مجموع تمام ردیف های یک ستون را به صورت خودکار محاسبه کنید. در حالت دیگر، شما می توانید با دستور IF، مشخص نمایید که اگر فردی، ساعت ورود زده باشد، تایم کاری آن روز را از همان زمان شروع کند. در غیر اینصورت به دلیل غیبت کارمند، سلول مربوطه خالی باقی بماند.
• امکان چاپ و خروجی گرفتن در لحظه: یکی دیگر از مزیت ها، امکان خروجی گرفتن است. تمام برنامه های مایکروسافت امکان دریافت سند با فرمت های مختلف و پرینت لحظه ای را دارند.
• یادگیری سریع: در نهایت یک مزیت دیگر آموزش ساخت تایم شیت در اکسل برای تیم ها، ساده بودن محیط کاربری آن است. به همین خاطر شما می توانید به سرعت آن را بیاموزید. سخت ترین بخش آموزش، مربوط به تعریف صحیح فرمول ها می باشد.

منظور از اضافه کاری و کسری کار در تایم شیت اکسل

۲ ستون مهم آموزش ساخت تایم شیت در اکسل، مربوط به زمان هایی است که کارمند بیشتر یا کمتر از طول شیفت فعالیت می کند. این وضعیت در ۲ حالت محاسبه می گردد:

• کسری کار: به معنای مدت زمانی است که در آن روز، کارگر کمتر از طول شیفت کار کرده است.
• اضافه کاری: مدت زمان مازادی است که کارمند، بیشتر از تایم در نظر گرفته شده کار می کند.

امیدواریم از محتوای دوره طراحی و ساخت تایم‌شیت در اکسل رضایت کامل داشته باشید.
خواهشمندیم برای بهبود کیفیت و ارائه بهتر دوره‌ها، نظرات و پیشنهادات ارزشمند خود را با ما به اشتراک بگذارید.

تهیه شده توسط اکسل‌لرن