تاریخ انتشار: ۲۴ شهریور ۱۴۰۵

بازدید: 118 بازدید

زمان مطالعه: 30 دقیقه

توابع MAX و MIN در اکسل | آموزش MAXIFS و MINIFS با مثال‌های کاربردی

در دنیای تحلیل داده ها و مدیریت اطلاعات، نقش نرم افزار کاربردی اکسل فراتر از تولید یک جدول ساده می باشد. در واقع می توان اکسل را به عنوان ابزاری قدرتمند برای تصمیم گیری مالی، تحلیل داده ها و حسابداری معرفی کنیم. در این شرایط اگر شما تمایل داشته باشید در سریع ترین زمان ممکن فهرست عددی از بزرگترین و کوچکترین داده ها را به کمک اکسل تولید نمایید، باید از توابع MAX و MIN در اکسل استفاده کنید. در این مقاله ما قصد داریم تا برای کاربران نوع عملکرد این دو تابع را معرفی نماییم. تابع MAX یکی از کاربردی ترین توابعی می باشد که از آن برای یافتن بزرگترین عدد در یک محدوده و یا مجموعه از آرگومان ها استفاده می نمایند.

=MAX(number1, [number2], ...)

در نهایت تابع MAX تنها می تواند مقادیر عددی موجود در آرایه یا مرجع را بررسی نماید. بنابراین تابع MAX این توانایی را ندارد تا سلول های خالی، متن و مقادیر منطقی را در داخل محدوده مشخص در نظر بگیرد. در این شرایط اگر در رابطه برای آرگومان خاص عددی وجود نداشته باشد تابع آن آرگومان را به صورت صفر در تابع درج خواهد نمود. همین ویژگی سبب شده تا تابع MAX به یک ابزار قدرتمند در بحث خلاصه سازی سریع داده های عددی تبدیل گردد. در این بین توابع MAX و MIN در اکسل از نظر عملکردی هم قرینه یکدیگر می باشند و قادر به بازگرداندن کوچکترین داده در تابع می باشد.

=MIN(number1, [number2], ...)

بنابراین این تابع در محدوده های ارجاعی، سلول های خالی و متن را نادیده می گیرد و در صورتی که کاربر داده عددی معتبری نداشته باشد در فرمول عدد صفر درج خواهد شد. در ادامه باید به این نکته اشاره نمود که توابع MAX و MIN در اکسل از نظر تحلیلی در شناسایی ریسک ها، کف عملکرد، کمینه هزینه و نقاط ضعف نقش با اهمیتی ایفا می کند.

تابع MAX در اکسل چیست و چگونه استفاده می‌شود؟

در پاسخ به این پرسش که تابع MAX چیست؟ باید به این نکته اشاره نمود که این تابع یکی از بنیادی ترین و توابع اکسل می باشد. وظیفه این تابع بسیار ساده می باشد و از آن به منظور یافتن بزرگترین مقدار عددی در یک مجموعه بهره می برند. زمانی که شما مجموعه ای از اعداد ( مانند قیمت ها، سن، نمرات و یا مبلغ فروش) را نیاز دارید، می توانید از تابع MAX برای دستیابی به این خواسته استفاده نمایید.

در این شرایط تنها کافی است تا به جای بررسی جزء به جزء داده ها از تابع MAX بهره ببرید. این تابع قادر است در کسری از ثانیه، بالاترین نقطه را برای شما پیدا نماید. ساختار این تابع بسیار ساده است و هیچ آرگومان پیچیده ای در آن وجود ندارد. در ادامه شما را با فرمول این تابع و تمایز توابع MAX و MIN در اکسل آشنا خواهیم نمود.

=MAX(number1, [number2], ...)

آرگومان number1 در تابع MAX دارای ساختاری اجباری است و اولین سلول محدوده مورد نظر کاربر را تشکیل می دهد.
آرگومان number2 نیز در تابع MAX داده ای اختیاری است. این آرگومان شامل سلول و یا محدوده هایی می باشد که قصد دارید در آن بازه جستجو نمایید.

نکته مهمی که باید در رابطه با تحلیل توابع MAX و MIN در اکسل مورد توجه کاربران قرار گیرد، نوع عملکرد و وظیفه اجرایی این توابع است. بنابراین تابع MAX تنها می تواند به بررسی سلول هایی بپردازد که حاوی اعداد مشخصی باشند. در نتیجه اگر سلولی حاوی متن و یا مقدار غیر منطقی باشد نیاز است تا کاربر آن سلول را در این تابع نادیده بگیرد. همچنین سلول های خالی نیز در محاسبات صورت گرفته توسط تابع MAX تاثیری ندارند و عموما نادیده گرفته می شوند. بنابراین اگر در محدوده انتخابی شما خطای #VALUE! مشاهده گردد، خروجی تابع نیز این خطا را به نمایش خواهد گذاشت.

تابع MIN در اکسل چیست و چگونه استفاده می‌شود؟

در نهایت همانگونه که در بحث به این موضوع پرداختیم بین توابع MAX و MIN در اکسل تفاوت قابل توجهی وجود دارد. در تعریف تابع MAX را به عنوان نگهبان نقطه اوج داده ها معرفی می نمایند. این در حالی است که تابع MIN نقش متفاوتی را بر عهده دارد و وظیفه آن پیدا نمودن کمترین مقدار عددی در یک محدوده مشخص است. بنابراین می توانیم به این نکته اشاره کنیم که شناخت این تابع برای شناسایی اغلب کسب و کارها بسیار حیاتی می باشد و کاربر به کمک آن می تواند کمترین میزان سود و یا هزینه تولید را محاسبه نماید. از نظر ساختاری توابع MAX و MIN در اکسل تفاوت چندانی با یکدیگر ندارند و ما در ادامه به بررسی ساختار تابع MIN خواهیم پرداخت.

= MIN(number1, [number2], ...)

در ادامه برای درک بهتر مفهوم توابع MAX و MIN در اکسل داریم به بررسی یک مثال بپردازیم. فرض نمایید در سلول های A1 تا A5 شاهد وجود اعداد زیر می باشید.

{۱۰، ۵۰، ۵، ۱۰۰، ۲۵}

بنابراین اگر برای شما تابع MIN به این صورت ( MAX(A1:A5 = خروجی تابع نیز شامل عدد ۱۰۰ خواهد شد.
همچنین اگر برای شما تابع MIN به صورت MIN(A1:A5) = تعریف گردد خروجی تابع شامل عدد ۵ خواهد بود.

تابع MAXIFS در اکسل؛ پیدا کردن بیشترین مقدار با شرط

توابع MAX و MIN در اکسل برای ما بسیار کاربردی هستند. تصور نمایید در یک فروشگاه بزرگ کار می نمایید و مدیریت از شما می خواهد تا بیشترین فروش نماینده خاص مانند خانم سماواتی را در یک تاریخ مشخص نمایید. در این شرایط اگر قصد داشته باشید داده ها را به صورت دستی بررسی نمایید، این عملکرد ممکن است ساعت ها به طول انجامد. بنابراین کاربر می تواند با کاربرد تابع MAXIFS این فرایند را تنها در عرض چند ثانیه مدیریت نماید. همچنین کاربرد این تابع به شما این امکان را نیز خواهد داد تا در بررسی خود شرط خاصی را نیز تعریف نمایید.

سینتکس و ساختار تابع MAXIFS

ساختار این تابع پیچیده تر از تابع MAX می باشد اما منطق اجرایی آن بسیار روشن است. در ادامه مقاله توابع MAX و MIN در اکسل به بررسی سایر مفاهیم خواهیم پرداخت.

=MAXIFS(max_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], ...)

آرگومان max_range: داده ای اجباری است و عموما به منظور یافتن محدودهایی با بیشترین مقدار استفاده می شود.
آرگومان criteria_range1: نیز داده ای اجباری است و محدوده ای را شامل می گردد که میخواهیم روی آن شرط اعمال نماییم.
آرگومان criteria1: این داده نیز دارای ساختاری اجباری است.
آرگومان criteria_range2, criteria2: نیز داده ای اختیاری است و از آن می توانیم برای اعمال چند شرط همزمان استفاده کنیم و کاربر به کمک این تابع می تواند حدود ۱۲۷ جفت شرط را تعریف نماید.

مثال ۱: پیدا کردن بیشترین فروش یک نماینده

فرض نمایید جدول فروش شما در ستون های A تا C به شکل زیر می باشد:

A (نماینده)	B (ماه)	C (فروش)
مرادی	فروردین	۴۵۰۰۰
توکلی	فروردین	۳۲۰۰۰
مرادی	اردیبهشت	۶۵۰۰۰
توکلی	اردیبهشت	۲۸۰۰۰
مرادی	خرداد	۵۰۰۰۰

در این شرایط شما قصد دارید بیشترین میزان فروش مرادی را تعیین نمایید:

=MAXIFS(C2:C6,A2:A6,"مرادی")

در این مثال خروجی حاصل از بررسی ما عدد ۶۵۰۰۰ خواهد بود.

مثال ۲: پیدا کردن بیشترین فروش در یک ماه مشخص

حالا فرض کنید می خواهید در جدول بالا، بیشترین فروشی که در ماه فروردین رخ داده را محاسبه کنید. در ادامه مقاله توابع MAX و MIN در اکسل به بررسی این مورد خواهیم پرداخت. اینجا ما شرط خود را بر روی ستون ماه اعمال خواهیم نمود:

= MAXIFS ( C2:C6, B2:B6 , "فروردین")

حاصل این بررسی نیز عدد ۴۵۰۰۰ که همان بیشترین فروش فروردین ماه می باشد.

مثال ۳: استفاده از MAXIFS با چند شرط همزمان

به کمک این مثال ما می توانیم قدرت تابع MAXIFS را احساس کنیم. فرض کن می خواهید بیشترین فروش نماینده فروش آقای مرادی را فقط در ماه اردیبهشت بررسی کنید. در این شرایط ما دو شرط را تعریف خواهیم نمود:

= MAXIFS ( C2:C6, A2:A6 , "مرادی", B2:B6 , "اردیبهشت")

در این زمان نیز میزان خروجی ما عدد ۶۵۰۰۰ خواهد شد.

اگر بخواهید به صورت خیلی حرفه ای عمل کنید باید به جای نوشتن مستقیم نام و ماه در فرمول، آنها را در سلول هایی ( مثل E1 و E2) قرار دهید و ساختار تابع به شکل زیر تعریف گردد.

= MAXIFS(C2:C6, A2:A6, E1, B2:B6, E2)

این روش تحت عنوان روش Dynamic معرفی می شود که طبق آن نام نماینده یا ماه را می توانیم به راحتی عوض کنیم. در نهایت همین امر سبب می شود تا خروجی به صورت خودکار آپدیت شود. این روش را می توانیم به عنوان یکی از حرفه ای ترین ترفندها در محیط کار معرفی نمود که می تواند از ما یک تحلیلگر متمایز بسازد.

تابع MINIFS در اکسل؛ پیدا کردن کمترین مقدار با شرط

اگر تابع MAXIFS برای پیدا نمودن اوج موفقیت ها مورد استفاده قرار گیرد تابع MINIFS دقیقاً برعکس آن عمل خواهد نمود. این تابع برای شناسایی پایین ترین سطح در میان داده های تعریف شده در شرط ها مورد استفاده قرار می گیرد. در کسب و کارها پیدا نمودن کمترین و بیشترین مقدار توابع از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. در نهایت ما در مقاله توابع MAX و MIN در اکسل بیشتر به بررسی این مفهوم خواهیم پرداخت.

سینتکس و ساختار تابع MINIFS

ساختار تابع MINIFS دقیقا مانند تابع MAXIFS می باشد. در نهایت کاربران به راحتی می توانند این تابع را بیاموزند.

=MINIFS(min_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], ...)

آرگومان min_ran: یک آرگومان اجباری است و محدوده ای را شامل می شود که می خواهیم کمترین مقدار را پیدا نماییم.
آرگومان criteria_range1: این داده نیز داده ای اجباری است و محدوده هایی که شرط اول ما روی آن اعمال می شود.
آرگومان criteria1: این داده نیز یک داده اجباری است و اولین شرط ما را در بر می گیرد.
آرگومان criteria_range2, criteria2: این داده نیز یک داده اختیاری است و محدوده های اضافی برای اعمال شرط های دوم، سوم و… را شامل می شود.

مثال ۱: پیدا کردن کمترین قیمت یک محصول

فرض نمایید در یک فروشگاه آنلاین لیست داده ها و محصولات مختلف در ستون های A (نام محصول) و B (دسته بندی) و C (قیمت) تعریف شود. در نهایت شما می خواهید بدانید کمترین قیمت را در دسته لوازم خانگی محاسبه نمایید این جدول به شرح زیر خواهد بود.

A (محصول)	B (دسته بندی)	C (قیمت)
جاروبری	لوازم خانگی	۱۲۰۰۰۰۰۰
گوشی سامسونگ	موبایل	۲۵۰۰۰۰۰۰
مخلوط کن	لوازم خانگی	۳۵۰۰۰۰۰
لپ تاپ ایسوس	کامپیوتر	۴۵۰۰۰۰۰۰
اتو بخار	لوازم خانگی	۱۸۰۰۰۰۰

ساختار تابع MINIFS به شکل زیر خواهد شد:

=MINIFS(C2:C6,B2:B6,"لوازم خانگی")

خروجی این تابع عدد ۱۸۰۰۰۰۰ خواهد بود.

مثال ۲: استفاده از MINIFS با شرط عددی

یکی از قدرتمندترین ویژگی های اکسل، استفاده از عملگرهای ریاضی در شرط ها و توابع MAX و MIN در اکسل است. فرض کنید می خواهید بدانید کمترین قیمت برای محصولات با قیمت خاص مانند بالای ۵ میلیون تومان، چقدر است؟

در اینجا ما شرطی را داریم که خودش یک عدد است:

= MINIFS(C2:C6, C2:C6, ">5000000")

خروجی این داده عدد ۱۲۰۰۰۰۰۰ خواهد بود.

مثال ۳: استفاده از MINIFS با چند شرط همزمان

فرض نمایید قصد دارید قیمت لوازم خانگی را در ماه فروردین بررسی کنید ساختار تابع MINIFS به شکل زیر خواهد شد.

=MINIFS(C2:C6,B2:B6,"لوازم خانگی",D2:D6,"فروردین")

مقایسه کامل چهار تابع (جدول مقایسه)

برای اینکه در ذهن خود یک تصویر کلی و سریع ایجاد نماییم می توانید به جدول مقایسه ای توابع MAX و MIN در اکسل، MAXIFS و MINIFS توجه کنید.

ویژگی	MAX	MIN	MAXIFS	MINIFS
هدف اصلی	یافتن بزرگ‌ترین عدد	یافتن کوچک‌ترین عدد	یافتن بزرگ‌ترین عدد با شرط	یافتن کوچک‌ترین عدد با شرط
تعداد شرط	ندارد	ندارد	می‌تواند چندین شرط داشته باشد.	می‌تواند چندین شرط داشته باشد.
پیچیدگی	بسیار ساده	بسیار ساده	متوسط	متوسط
مناسب برای …	لیست‌های ساده عددی	لیست‌های ساده عددی	تحلیل های گزارش دهی مدیریتی	شناسایی نقاط ضعف و کمترین ها

کاربردهای واقعی MAXIFS و MINIFS در محیط کار

در دنیای تجارت، داده ها بدون تحلیل فقط کوهی از اعداد بی مفهوم می باشند. توابع MAXIFS و MINIFS مثل یک فیلتر هوشمند عمل می نمایند و به شما اجازه می دهند تا از میان هزاران ردیف داده، دقیقا همان چیزی را که برای تصمیم گیری نیاز دارید را استخراج کنید.

کاربرد MAXIFS و MINIFS در حسابداری و امور مالی

در بخش مالی، آنچه از اهمیت بالایی برخوردار است دقت و سرعت اجرای فرایندهای مالی می باشد. حسابداران برای بررسی سلامت مالی شرکت و کنترل هزینه ها مدام با توابع MAX و MIN در اکسل سر و کار دارند.

بیشترین مبلغ فاکتور یک مشتری

فرض کنید مدیر فروش شرکت از شما بپرسد بزرگترین مبلغی که مشتری شرکت آریا در سال جاری خرید کرده چقدر است؟ به جای جستجوی دستی، با استفاده از تابع MAXIFS روی ستون نام مشتری و ستون مبلغ فاکتور سریع ترین پاسخ را در کوتاه ترین زمان کسب خواهید نمود.

کمترین هزینه در یک دوره مالی

برای مدیریت بودجه، دانستن کمترین هزینه در دسته های مختلف ( مثلاً هزینه های جاری یا هزینه های تولید) در یک ماه خاص، برای شناسایی الگوی صرفه جویی بسیار حیاتی است. توابع MAX و MIN در اکسل به ما در دستیابی به این هدف کمک می نمایند.

کاربرد MAXIFS و MINIFS در منابع انسانی

مدیران HR برای تحلیل عملکرد کارکنان و مدیریت حقوق و دستمزد از توابع MAX و MIN در اکسل استفاده می کنند.

بیشترین حقوق در یک دپارتمان

اگر بخواهید بدانید سقف حقوق در دپارتمان IT چقدر است باید بودجه سال آینده را تخمین بزنید می توانید از توابع MAX و MIN در اکسل و توابع MINIFS استفاده کنید:

کمترین ساعت کار در یک ماه

برای شناسایی افرادی که کمترین میزان حضور یا سرعت کار را داشته اند تابع MINIFS بهترین ابزار به شمار می رود.

کاربرد MAXIFS و MINIFS در فروش و بازاریابی

تیم های فروش برای سنجش عملکرد مناطق و شناسایی نقاط ضعف بازار به تابع MINIFS وابسته اند.

بیشترین فروش در هر منطقه

شما با استفاده از تابع MAXIFS می توانید بالاترین رکورد فروش در هر منطقه را تعیین نمایید.

شناسایی کمترین میزان فروش و نقاط ضعف

شما با استفاده از تابع MAXIFS می توانید کمترین رکورد فروش در هر منطقه را تعیین نمایید. در نهایت به کمک این فرایند می توانید به بررسی دلایل وقوع این فرایند بپردازید.

جایگزین MAXIFS و MINIFS در نسخه‌های قدیمی اکسل

نکته مهم برای متخصصان این است که تابع MAXIFS و MINIFS در نسخه های جدید اکسل اضافه شده اند. با این حال اگر شما با یکی از نسخه های قدیمی اکسل کار می نمایید این توابع را در لیست کار خود نخواهید یافت و با خطا مواجه می شوید.

اشتباهات رایج هنگام استفاده از MAXIFS و MINIFS

حتی حرفه ای ترین کاربران هم گاهی با فرمول هایی روبرو می شوند که به جای جواب درست یک کد عجیب به نمایش می گذارند. اگر هنگام استفاده از توابع MINIFS یا MAXIFS با خطا مواجه می گردید نگران نباشید، دلیل این امر ممکن است یکی از موارد زیر باشد:

خطای #VALUE! در MAXIFS و MINIFS

این خطا عموما در زمان هایی که شما با شرایط عدم تطابق ابعاد محدوده و وجود متن در محدوده محاسباتی مواجه می گردد رخ می دهد.

چرا نتیجه تابع صفر نمایش داده می‌شود؟

اگر انتظار دارید یک عدد بزرگ یا کوچک را ببینید اما اکسل عدد صفر را بر می گرداند احتمالا شرطی را که تعریف نموده اید با داده های شما مطابقت ندارد.

آیا MAXIFS و MINIFS به حروف بزرگ و کوچک حساس هستند؟

گاهی نیز ممکن است به دلیل تعریف حروف بزرگ و یا کوچک در ساختار تابع شما با مشکل تعریف فرمول مواجه گردید.

ترکیب MAXIFS و MINIFS با سایر توابع اکسل

اگر می خواهید از سطح یک کاربر ساده اکسل عبور نمایید، باید یاد بگیرید چگونه توابع را با هم ترکیب کنید.

استفاده از MAXIFS همراه با IFERROR

زمانی که شما از توابع شرطی استفاده می نمایید ممکن است هیچ یک از داده ها با شرط شما تطابق نداشته باشند. در این شرایط تابع با خطا یا صفر مواجه خواهد شد. برای اینکه ظاهر کار شما حرفه ای تر باشد می توانید از تابع IFERROR استفاده نمایید.

=IFERROR(MAXIFS(C2:C10,A2:A10,"محصول X"),"داده‌ای یافت نشد")

استفاده از MAXIFS و INDEX-MATCH برای پیدا کردن نام صاحب بیشترین مقدار

گاهی اوقات شما فقط نیاز به بیشترین مقدار یک داده ندارید. در این شرایط ممکن است شما نام کسی که بیشترین فروش را داشته را نیز نیاز داشته باشید. در این بخش شما می توانید از ترکیب توابع INDEX-MATCH با تابع MAXIFS برای دستیابی به هدف خود استفاده نمایید.

=INDEX(Names_Range, MATCH(MAXIFS(Sales_Range, Criteria_Range, Criteria), Sales_Range, 0)

سوالات متداول درباره توابع MAX، MIN، MAXIFS و MINIFS در اکسل

تفاوت تابع MAX و MAXIFS چیست؟

تابع MAX بزرگترین عدد را در کل محدوده پیدا می کند اما تابع MAXIFS بزرگترین عدد را فقط از میان ردیف های مشخص پیدا می نماید.

آیا تابع MAXIFS در اکسل ۲۰۱۶ کار می کند؟

خیر این تابع در اکسل ۲۰۱۶ تعریف نشده است و بعد از اکسل ۲۰۱۶ به این نرم افزار افزوده شده است.

آیا تابع MAXIFS می تواند چند شرط داشته باشد؟

بله تابع MAXIFS می تواندتا حدود ۱۲۶ شرط را پشتیبانی نماید.

چطور بیشترین مقدار منفی را پیدا کنیم؟

کاربران به کمک ساختار زیر می توانند به راحتی بزرگترین میزان منفی را در یک محدوده تعیین کنند.

=MAXIFS(C2:C10, C2:C10, "<0")

آیا تابع MAXIFS با تاریخ کار می کند؟

در اکسل، تاریخ‌ ها در واقع عدد هستند. پس منطق تابع MAXIFS با تاریخ ها دقیقا مثل اعداد عمل می‌کند. اما نکته مهم اینجاست که نحوه ورود شرط تاریخ در این تابع می‌تواند برای کاربران قدری دردسرساز باشد.

تفاوت LARGE و تابع MAX چیست؟

تفاوت اصلی بین دو تابع MAX و LARGE در این است که MAX فقط بزرگترین مقدار را پیدا می‌کند، اما LARGE به شما اجازه می‌دهد هر رتبه ‌ای از بزرگی (دوم، سوم، دهم و…) را در رده های مختلف پیدا کنید.