آموزش مقدماتی تا پیشرفته اکسل | اکسل لرن
یک مثال کاربردی از Record Macro در اکسل
با نام و یاد خداوند بخشنده و مهربان، خوشحالم از اینکه با یک مقاله آموزشی دیگر با عنوان “یک مثال کاربردی از Record Macro در اکسل” خدمت شما عزیزان و هموطنان علاقه مند به یادگیری مباحث شیرین ماکرونویسی هستم. خواهشمندم پرانرژی تا پایان این مقاله آموزشی بنده را همانند همیشه همراهی کنید. سپاسگزارم.
شروع مقاله رکورد ماکرو را اختصاص می دهم به تعریفی از عبارت “ماکرو”. به جمله زیر توجه فرمایید:
“به مجموعه دستوراتی که یکبار نوشته می شوند و بارها و بارها مورد استفاده قرار می گیرند، ماکرو گفته می شود.”
حال ماکرونویس در اکسل به شخصی گفته می شود که این کدها را به زبان وی بی ای در محیط نرم افزار اکسل کدنویسی و یا به اصطلاح ماکرونویسی کند. از آنجایی که ماکرونویسی در اکسل نیازمند شناخت یکسری دستورات و توابع زبان برنامه نویسی وی بی ای است، شرکت قدرتمند مایکروسافت بصورت پیشفرض، ابزاری را تحت عنوان Record Macro در این نرم افزار(اکسل) قرار داده است که همانند یک دوربین فیلم برداری تمام وقایع و عملیات انجام شده توسط کاربر را ثبت و آن را به مجموعه دستورات زبان برنامه نویسی وی بی ای تبدیل می کند. پس می توان از ابزار Record Macro در نرم افزار اکسل به عنوان یک مترجم یاد کرد که عملیات انجام شده توسط کاربران را به زبان برنامه نویسی وی بی ای ترجمه می کند که نتیجه این ترجمه می تواند جلوگیری از انجام کارهای تکراری و روتین در محیط نرم افزار اکسل باشد.
کار با ابزار Record Macro در اکسل
به منظور استفاده از ابزار Record Macro ابتدا می بایست برروی این ابزار از سربرگ View همانند تصویر زیر کلیک کنیم:
با کلیک کردن برروی ابزار فوق(Record Macro) با پنجره Record Macro همانند تصویر زیر روبرو خواهید شد:
با توجه به تصویر فوق:
- بخش Macro name: محل درج نام ماکرو است.
- بخش Shortcut key: محل درج کلیدمیانبر اجرای ماکرو است که پیشنهاد می گردد قبل از تعیین کلید، کلید Caps Lock کیبورد را در حالت روشن قرار دهید تا این کلید میانبر ترکیبی از کلیدهای CTRL و Shift تعیین گردد تا اختلالی با سایر کلیدهای میانبر نرم افزار اکسل رخ ندهد.
- بخش Store macro in: محل ذخیره سازی ماکروی ضبط شده را تعیین می کند و از سه گزینه به شرح زیر پشتیبانی می کند:
- Personal Macro Workbook: محل ذخیره سازی و استفاده از ماکرو، در تمامی کارپوشه ها خواهد بود.
- New Workbook: محل ذخیره سازی و استفاده از ماکرو، در یک کارپوشه جدید خواهد بود.
- This Workbook: محل ذخیره سازی و استفاده از ماکرو، در کارپوشه فعلی خواهد بود.
- بخش Description: توضیحات تکمیلی پیرامون کاربرد ماکرو.
به منظور درک بهتر از کاربرد رکورد ماکرو(Record Macro) به مثالی که در ادامه آورده شده است دقت نمایید.
با فرض شبه جدول زیر:
اگر قصد داشته باشیم بیشترین میزان فروش همراه با نام فروشنده آن را از شبه جدول فوق استخراج کنیم، قطعا ملزم به استفاده از توابع اکسل همانند تصویر زیر خواهیم بود:
اما راه حل ساده تری نیز برای این استخراج بدون هیچگونه فرمول نویسی وجود دارد و آن هم استفاده از ابزار رکورد ماکرو (Record Macro) است.
در صورتی که فیلد فروش و یا به عبارتی ستون total براساس مقادیر فروش از بزرگ به کوچک (نزولی) مرتب شوند، رکورد اول جدول شامل مشخصات فروشنده ای خواهد بود که بیشترین میزان فروش را دارد، لذا تعیین بیشترین میزان فروش و نام فروشنده آن براحتی انجام خواهد شد.
به منظور درک بهتر از عملیات فوق، با انتخاب فیلد فروش همانند تصویر زیر اقدام به مرتب سازی شبه جدول خواهیم نمود:
سپس از سربرگ Data برروی مرتب سازی از نوع Sort by Largest to smallest (نزولی – بزرگ به کوچک) کلیک خواهیم نمود:
با کلیک برروی ابزار فوق، با پنجره ای همانند تصویر زیر رو برو خواهید شد:
در پنجره فوق دو گزینه در اختیار کاربران قرار می گیرد که به شرح زیر می باشد:
- گزینه Expand the selection: در صورتی که این گزینه انتخاب شود، مرتب سازی کل رکوردهای جدول براساس فیلد انتخابی خواهد بود.
- گزینه Continue with the current selection: در صورتی که این گزینه انتخاب شود، مرتب سازی تنها براساس فیلد انتخابی صورت خواهد گرفت.
با انتخاب گزینه Expand the selection برروی Sort کلیک خواهیم نمود:
همانطور که در تصویر فوق نیز مشاهده می کنید با انجام عملیات مرتب سازی (نزولی)، سطر اول و یا به عبارتی رکورد نخست جدول شامل بیشترین میزان فروش همراه با نام فروشنده آن خواهد بود. حال تنها کافی است به جای ترکیب توابع فوق تنها به سلول های سطر اول برای این استخراج اشاره داشته باشیم:
با توجه به تصویر فوق، خروجی ظاهرا صحیح است اما مشکل زمانی ایجاد می شود که یک رکورد جدید و یا میزان فروشی از جدول فوق تغییر کند:
همانطور که در تصویر فوق نیز مشاهده می کنید پس از انجام تغییرات، نیاز ضروری به مرتب سازی جدول وجود خواهد داشت تا این نوع فرمول نویسی از نوع آدرس دهی، پاسخگوی استخراج بیشترین فروش همراه با نام فروشنده آن باشد.
با توجه به تعریف صورت گرفته در ابتدای مقاله، به مجموعه دستوراتی که یک بار نوشته می شوند و بارها و بارها مورد استفاده قرار می گیرند، ماکرو گفته می شود. از این تعریف می توان به این موضوع پی برد که هدف از ماکرونویسی جلوگیری از انجام کارهای تکراری و روتین خواهد بود. حال با توجه به این که مرتب سازی جدول پس از هرگونه تغییرات نیاز به تکرار دارد، لذا استفاده از ابزار رکورد ماکرو در این بخش پاسخگوی نیاز ما خواهد بود.
بدین منظور ابتدا از سربرگ View برروی ابزار Record Macro کلیک نمایید و سپس همانند تصویر زیر اقدام به تکمیل موارد خواسته شده کنید:
با توجه به تصویر فوق، نام ماکروی ضبط شده قرار است Maximum و با کلید ترکیبی Ctrl + Shift + M اجرایی شود. در پایان با کلیک برروی OK ضبط این ماکرو آغاز خواهد شد که از نوار وضعیت نیز قابل مشاهده است:
حال نیاز است یکبار عملیاتی تکراری را تکرار کنیم. در این مثال، عملیات تکراری همان مرتب سازی نزولی فیلد فروش خواهد بود که با انتخاب آن و کلیک برروی گزینه Sort By Largest to smallest از سربرگ Data انجام خواهد شد:
با انجام عملیات فوق، نیاز است مجدد گزینه Expand the selection را انتخاب و برروی Sort کلیک کنیم:
نتیجه این مرتب سازی را مجدد مشاهده خواهید نمود:
زمان متوقف سازی رکورد ماکرو فرا رسیده است. از نوار وضعیت برروی علامت مربع (Stop) کلیک کنید:
حال با متوقف کردن رکورد ماکرو، عملیات مرتب سازی فیلد فروش در حافظه اکسل ذخیره شد که با فشردن کلیدهای ترکیبی Ctrl + Shift + M قابل تکرار هستند. با درج رکورد جدید و یا تغییر مقداری از شبه جدول همانند تصویر زیر:
برای نمایش نتیجه نهایی تنها کافی است عملیات مرتب سازی را با فشردن کلیدهای Ctrl + Shift + M انجام دهیم:
همانطور که در تصویر فوق نیز مشاهده می کنید پس از فشردن کلیدهای میانبر ماکروی ضبط شده، عملیات مرتب سازی بصورت اتوماتیک صورت خواهد گرفت که نتیجه ی آن استخراج بیشترین میزان فروش همراه با نام فروشنده آن خواهد بود.
البته بهتر بود بعد از مرتب سازی فیلد فروش قبل از متوقت کردن رکورد ماکرو، برروی یک سلول (به عنوان مثال A1) کلیک می کردیم تا پس از مرتب سازی فیلد فروش (total) در حالت انتخاب باقی نماند.
نکته بسیار مهم: در صورتی که محل ذخیره سازی ماکروی ضبط شده را برروی Personal Macro Workbook تنظیم کرده باشین، به منظور حذف آن می باست در محیط ویندوز، مسیر زیر را دنبال کنید:
البته در آدرس فوق به جای عبارت Masoudhosseini، عنوان یوزر سیستم شما درج خواهد شد.
اضافه نمودن ماکروی ضبط شده به نوار Quick Access Toolbar
به منظور اضافه کردن ماکروهای کاربردی می توانید آن را به نوار دسترسی سریع (Quick Access Toolbar) اضافه کنید. بدین منظور همانند تصویر زیر برروی گزینه More Commands از این نوار کلیک نمایید:
با پنجره Excel Options همانند تصویر زیر روبرو خواهید شد:
مقدار Choose commands from را برروی Macros تنظیم کنید:
در ادامه تنها کافی است ماکروی مدنظر خود را به منظور اضافه کردن به نوار دسترسی سریع انتخاب و با کلیک کردن برروی گزینه Add>> آن را به این نوار اضافه کنیم:
همچنین می توانیم با انتخاب ماژول اضافه شده در نوار دسترسی سریع، با انتخاب گزینه Modify.. برای آن یک آیکون، طبق سلیقه و ارتباط آن با ماکروی خود درنظر بگیریم:
در پایان با کلیک کردن برروی OK همانند تصویر زیر، ماکروی خود را در نوار دسترسی سریع خواهیم داشت که با کلیک کردن برروی آن قابل اجرا خواهد بود:
در پایان امیدواریم مقاله آموزشی “یک مثال کاربردی از Record Macro در اکسل” مورد تایید و رضایت شما عزیزان و دنبال کنندگان محترم سایت آموزشی اکسل لرن قرار گرفته باشد. در صورت وجود هرگونه ابهام می توانید آن را در قسمت نظرات برای ما ارسال نمایید. با تشکر از همراهی گرم شما.
سلام وعرض ادب واحترام خدمت شما اساتید گرامی و عزیز
ما همه کارآموزان، کاربران و جویندگان علم در دنیای بزرگ اکسل صمیمانه از تمامی دستندرکاران این مجموعه ارزشمند کمال تقدیر و تشکر را داریم و ازخداوند متعال سلامتی و طول عمر باعزت را خواستاریم
سلام بسیار بسیار ممنونیم از همراهی شما
باعث افتخار ما است خدمت به شما